Bu yazıda Tekno E-Ticaret Muhasebe API üzerinden yapılabilecek işlemleri ve işlemler süresince izlenmesi gereken yolları anlatacağım.

Öncelikle Muhasebe API servisinin amacından ve temel işleyişinden bahsetmek, API kapsamı ve ilerleyen zamanlarda yapılacak geliştirmelerin hangi yönde olacağını anlamanız için faydalı olacaktır. Bu servis firmalar tarafından kullanılan resmi muhasebe programları ile Tekno E-ticaret platformu arasında bir köprü görevi görmektedir. İki taraflı olarak fatura hareketlerini eşleştirmekte ve site üzerinden yapılan ödemelerin kayıtlarının muhasebe programına aktarılmasını sağlamaktadır. Bu kapsam içinde teknolojik geliştirmeler veya yasal mevduatlar nedeniyle ortaya çıkabilecek yeni ihtiyaçlara bağlı olarak bu API servisi geliştirilecektir. API genel olarak tüm adımlarda çift yönlü doğrulama mantığı ile çalışmaktadır. API üzerinden çekilen veriler ile ERP üzerinde yapılması gereken işlemler tamamlandığında, API servisine işlemi tamamlanan sipariş/ödeme/fatura vs. numarası ile bir onaylama mesajı gönderilmesi gerekmektedir. Bu onaylama mesajı gönderilmediği sürece ilgili kayıtlar Tekno E-Ticaret üzerinde aktarıldı olarak işaretlenmez ve daha sonraki fonksiyon çağrılarında Client’a tekrardan gönderilir. Tekno E-Ticaret her türlü kayıt için kendisine has bir ID/Numara formatı kullanmaktadır. Bu numaraların aktarım esnasında ERP programındaki ilgili kayıta bilgi olarak kaydedilmesi gerektiğinde kayıtların eşleştirilmesi için faydalı olacaktır.

Tüm işlem isteklerinde Auth objesi bulundurulmalıdır. Bu objenin içeriğinin nasıl oluşturulacağını buradan öğrenebilirsiniz. Servisten alacağınız tüm cevaplar ise BasicResponse objesinden türetilir.

Muhasebe API ile Yapabileceğiniz işlemler;

Hali hazırda Muhasebe API servisinde 7 temel fonksiyon bulunmaktadır.


1- Hareket gören stok kartlarının ERP sistemine aktarılması

Tekno E-ticaret bünyesinde yüzbinlerce ürün barındırabilse de tüm bu ürünlerin ERP programına aktarılması, ERP programı üzerinden yapılan işlemlerin ve çekilen raporların oluşturulma sürelerinin uzamasına sebep olmaktadır. Bu ürünlerden bir çoğu hiçbir zaman hareket görmeyeceği için ERP programına aktarılmalarına da gerek yoktur. Bu sebeple Tekno E-Ticaret sadece satınalma oluşturulmuş, depo hareketi görmüş veya sipariş gelmiş ürünlere ait stok kartlarını muhasebe programına aktarmaktadır.

Aktarılacak stok kartlarının listesini almak için StokKartiAktar fonksiyonu çağrılır.

Listedeki stok kartları ERP programına kaydedildikten sonra başarılı şekilde kaydedilen stok kartları StokKartiAktarildi fonksiyonu ile Tekno E-Ticaret’e bildirilir.

Herhangi bir ürünün ERP programına aktarılıp aktarılmadığını Tekno E-Ticaret Admin panelindeki ürün detayında Muhasebe Kartı bölümünde görebilirsiniz. Bu alan ürünün durumuna göre Aktarılmayacak, Bekliyor veya Aktarıldı durumlarından birini almaktadır.


2- Müşteri Siparişlerinin aktarılması ve faturasının ERP sistemi üzerinden kesilmesi;

Faturalandırılacak siparişleri aktarmaya başlamak için öncelikle SiparisKontrol fonksiyonu çağrılarak aktarılması istenen tipte bir sipariş olup olmadığı kontrol edilir. Bu fonksiyonun cevabında işlem yapılması gereken siparişlerin listesi dönmektedir.

Listeden seçilen siparişlerin detaylı bilgilerini SiparisAktar fonksiyonu ile alabilirsiniz. Sipariş aktar fonksiyonu sonucunda istenen her bir sipariş için; siparişin temel bilgisi, fatura bilgileri, teslimat adresi, müşteri cari bilgileri ve fatura içindeki ürünlerin listesi dönmektedir.

Başarılı şekilde ERP sistemine aktarılmış siparişler için FaturaDurumuBildir fonksiyonu çağrılarak, oluşturulan faturaya ait fatura no ve fatura tarihi ile birlikte siparişin başarılı şekilde ERP sistemine aktarıldığı Tekno E-Ticaret’e bildirilir.

Eğer fatura numarası ve fatura tarihi ERP üzerinde hemen oluşmuyorsa, bilgiler oluştuktan sonra FaturaDurumuBildir fonksiyonu tekrardan çağrılarak  bu bilgilerin Tekno E-Ticaret sistemine aktarılması sağlanabilir.


3- Satınalma faturalarının aktarılması

Satınalma faturalarının Tekno E-Ticaret üzerinde takip edilmesi müşteri siparişlerinin tamamlanması için kritik bir süreçtir. Stokları rezerve olmamış bir sipariş muhasebe programına fatura kesilmesi için aktarılmaz.

Satınalma faturalarının aktarılması firmanızın e-fatura entegrasyonuna bağlı olarak değişebilmektedir.

Tekno E-Ticaret üzerinden oluşturulan bir satınalma siparişi eğer kağıt fatura olarak gelmişse, satınalmanın ve fatura kalemlerinin ERP prorgramına aktarılması SatinalmaFaturasiAktar fonksiyonu ile sağlanmaktadır. Bu fonksiyon ile aktarılan satınalma siparişlerinin durumları daha sonradan FaturaDurumuBildir fonksiyonu ile Tekno E-Ticaret’e bildirilmelidir.

İsteğe bağlı olarak Kağıt faturalar da doğrudan Muhasebe programına girilerek aşağıdaki süreç ile Tekno E-Ticaret’e aktarılması sağlanabilir.

Eğer satınalma siparişi e-fatura olarak doğrudan Muhasebe programına geldiyse, Bu durumda faturanın içeriği SatinalmaFaturasiYukle fonksiyonu ile Tekno E-Ticaret’e bildirilmelidir. Bu işlem devamında FaturaDurumuBildir fonksiyonunun çağrılmasına gerek yoktur.


4- Tedarikçi iade faturalarının aktarılması

Tekno E-ticaret üzerinde oluşturulan Tedarikçi iade faturalarının ERP’ye aktarılması TedarikciIadeFaturasiAktar fonksiyonu ile sağlanmaktadır.

Bu fonksiyon ile aktarılan tedarikçi iade faturalarının durumları daha sonradan FaturaDurumuBildir fonksiyonu ile Tekno E-Ticaret’e bildirilmelidir.


 5- Müşteri iade faturalarının ve gider pusulalarının aktarılması

Müşteri bir ürünü iade ettiğinde, bireysel veya kurumsal olması durumuna göre iade faturası veya gider pusulası düzenlemeniz gerekmektedir. Düzenlemeniz gereken iade faturalarının listesi ve bilgileri MusteriIadeFaturasiAktar ile Muhasebe API sisteminden çekilebilir. Gider pusulalarının listesinin ve bilgilerinin çekilmesi için ise GiderPusulasiAktar fonksiyonu kullanılmalıdır.

Her iki fonksiyon ile aktarılan kayıtlar FaturaDurumuBildir fonksiyonu ile Tekno E-Ticaret’e bildirilmelidir.


6- Ödemelerin aktarılması

Müşterilerin yaptıkları ödemelerin tipleri ve bilgileri Tekno E-Ticaret üzerinde toplanmaktadır. Bu ödemelerin muhasebe programına aktarılması için OdemeAktar fonksiyonu kullanılır. Başarılı şekilde gerçekleşmiş aktarım işlemleri OdemeDurumuBildir fonksiyonu ile Tekno E-Ticaret platformuna bildirilir.


7- ERP üzerindeki ürün stok durumlarının bildirilmesi

Bu işlem zorunlu olmamakla birlikte, Herhangi bir müşteri siparişine ait faturanın neden kesilemediğinin tespiti için kolaylık sağlamaktadır. Her seferinde tüm ürünlerin stok adetlerinin Tekno  E-Ticaret’e aktarılması yerine bir defa eşleştirildikten sonra sadece hareket gören stok kartlarına ait güncel stokların Tekno E-ticaret’e bildirilmesi her iki taraf için de daha kolay olacaktır.

Güncel stok durumlarını StokDurumuBildir fonksiyonu ile Tekno E-Ticaret’e bildirebilirsiniz. Bildirilmesi gereken stok kartı adedi 1000 kalemden daha fazla ise bu kayıtları 1000’erli gruplar halinde bölerek göndermeniz gerekmektedir. Aksi halde sistem hata veya uyarı verebilir.

 

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *

You may use these HTML tags and attributes: <a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <s> <strike> <strong>